Privacy Statement

Met betrekking tot haar dienstverlening, verklaart Vitaal aan het Werk dat het volgende privacyreglement van toepassing is:

1. De door opdrachtgever verstrekte gegevens en door Vitaal aan het Werk verzamelde gegevens over cliŽnten zijn persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in de Wet WBP en de Wet SUWI is bepaald.


2. De door de opdrachtgever verstrekte- en door Vitaal aan het Werk verzamelde cliŽntgegevens zijn uitsluitend voor het doel bestemd waarvoor ze werden overgedragen of afgegeven. Het gaat hierbij om het tot stand brengen van een cliŽnt dossier, waarmee Vitaal aan het Werk de cliŽnt kan begeleiden volgens opdracht, gegevens waarmee Vitaal aan het Werk financiŽle administratie kan voeren en gegevens waarmee Vitaal aan het Werk contact kan leggen met de cliŽnt en de opdrachtgever.


3. Vitaal aan het Werk houdt alle verzamelde informatie over cliŽnten geheim. Deze informatie mag Vitaal aan het Werk op geen enkele wijze bekend maken of doorgeven aan derden, tenzij de betreffende cliŽnt hiervoor vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven. De overdracht van persoonlijke gegevens gebeurt uitsluitend schriftelijk, waarbij de cliŽnt op het document tekent voor het vrijgeven van de informatie. De cliŽnt ontvangt hiervan een kopie. Het is voor de medewerkers van Vitaal aan het Werk niet toegestaan om mondeling cliŽntinformatie over te dragen aan derden.


4. Van iedere cliŽnt die gebruik maakt van de dienstverlening van Vitaal aan het Werk, wordt een dossier door de behandelaars opgebouwd. In dit dossier zijn opgenomen: contact gegevens van betrokken partijen, alle voor de begeleiding noodzakelijke persoonlijke gegevens, aantekeningen en verslag van de behandelaars m.b.t. het procesverloop, een kopie van het identiteitbewijs en een overzicht met data waarop de contactmomenten hebben plaatsgevonden. Niets van deze informatie mag zonder schriftelijke toestemming van de cliŽnt bekend worden gemaakt aan derden.


5. Vitaal aan het Werk en haar personeel is verantwoordelijk voor deze geheimhoudingsplicht en de naleving van het privacyreglement. Het personeel van Vitaal aan het Werk heeft ingestemd met geheimhoudingsplicht.


6. De cliŽnt heeft recht op het inzien van het cliŽntdossier en mag daar een kopie van opvragen. De administratieve kosten hiervan zijn voor rekening van de cliŽnt. De cliŽnt mag aanpassing/wijzing van zijn/haar dossier eisen, wanneer hij/zij vindt dat hier zaken in opgenomen zijn die niet juist weergeven zijn.


7. Alle cliŽntgegevens worden online in een beveiligde omgeving bewaard. Tijdens de uitvoering van het traject is het online dossier van cliŽnten uitsluitend toegankelijk voor de behandelaars die zij zelf begeleiden (het behandelende team).


8. Indien de cliŽnt over gaat naar een andere behandelaar, vindt vooraf een kennismakingsgesprek plaats. Pas nadat de cliŽnt heeft ingestemd in samenwerking met de nieuwe behandelaar, geeft de cliŽnt schriftelijk toestemming voor de complete overdracht van het cliŽntdossier naar de behandelaar.


9. Het team van Vitaal aan het Werk houdt regelmatig intervisie. Hierbij wordt het verloop van trajecten door het team beoordeeld en eventuele knelpunten in het traject met elkaar besproken . De in de intervisie besproken informatie moet geheel anoniem zijn en mag niet tot de persoon leidend zijn.


10. De gegevens waarvoor de cliŽnt met ondertekening toestemming heeft gegeven voor bekend maken, mag uitsluitend vrijgegeven worden voor het doel waarvoor het document werd aangemaakt. Dit staat vermeld op het betreffende document. Daarnaast hebben de administratief medewerker en de Officemanager van Vitaal aan het Werk inzage in de door de cliŽnt beschikbaar gestelde documenten. De medewerkers van Vitaal aan het Werk hebben allen geheimhoudingsplicht.


11. Na afloop van het traject wordt het cliŽntdossier opgeslagen voor de verplichtte bewaartermijn van twee jaar in een afgesloten archief. Digitale informatie wordt gedurende twee jaar op het digitale archief in het beveiligde netwerksysteem van Vitaal aan het Werk bewaard. De geheimhoudingsplicht blijft altijd en onverminderd van toepassing.


12. Twee jaar na beŽindiging van de dienstverlening vernietigt Vitaal aan het Werk alle tot de persoon te herleiden gegevens en persoonlijke informatie (zowel digitaal als fysiek), data en/of resultaten, met uitzondering van die gegevens die door de fiscus een andere wettelijke bewaartermijn hebben verkregen.


13. Vitaal aan het Werk houdt zich aan de bepalingen van dit privacyreglement zolang dit, met inachtneming van hetgeen is bepaald in de Wet Bescherming Persoonsgegevens, blijft gelden.


14. Ieder persoon die gebruik maakt van de dienstverlening van Vitaal aan het Werk, ontvangt vůůr aanvang van de dienstverlening dit privacy reglement. Voorts is iedere werknemer van Vitaal aan het Werk op de hoogte van dit reglement en wordt het privacy reglement strikt nageleefd. Tevens staat het privacy reglement vermeld op de website van Vitaal aan het Werk.


15. Klachten met betrekking tot de privacy kunnen volgens het klachtenprotocol worden ingediend. Het klachtenprotocol kan worden opgevraagd bij Vitaal aan het Werk. 

Opgemaakt te Nieuw Vennep, 1 september 2013
Marcel Hoiting
Algemeen Directeur Vitaal aan het Werk
KvK: 61992232